Organisieren Sie die Teilnahme am Team-Building Day mit einer Eintrageliste

Die Planung eines Company Team-Building Days kann viele bewegliche Teile beinhalten – Transport, Catering und Aktivitäten – die alle davon abhängen, genau zu wissen, wer teilnehmen wird. Mit den Eintragelisten von Xoyondo können Sie Teilnahmebestätigungen und zusätzliche Teilnehmerinformationen strukturiert und einfach verwalten.

In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie die Personalabteilung eine Eintrageliste für ein Outdoor-Team-Building-Event erstellt und dabei Transportanforderungen und Ernährungseinschränkungen sammelt.

Schritt 1: Erstellen Sie die Eintrageliste

Klicken Sie zunächst oben rechts auf jeder Xoyondo-Seite auf „Erstellen“ und wählen Sie „Eintrageliste erstellen“. Geben Sie Ihrer Liste einen klaren, beschreibenden Namen wie: „Team-Building Day Teilnahme – 12. September“

Sie können auch eine optionale Beschreibung für die Teilnehmer hinzufügen, z. B.: „Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme und geben Sie etwaige Transport- oder Ernährungsvorgaben an.“

Schritt 2: Wählen Sie das „Teilnahme Ja/Nein“-Format

Da das Veranstaltungsdatum feststeht (12. September), wählen Sie das Format „Teilnahme Ja/Nein“. So können die Teilnehmer angeben, ob sie teilnehmen oder nicht. Wählen Sie anschließend den Tag, die Uhrzeit und die Zeitzone der Veranstaltung.

Schritt 3: Zusätzliche Fragen und erweiterte Optionen hinzufügen

Mit Xoyondo können Sie beim Anmelden zusätzliche Informationen abfragen (Premium-Funktion). Für diese Veranstaltung fügen wir folgende Felder hinzu:

• Transportanforderungen: z. B. „Benötigen Sie einen Platz im Firmenbus?“
• Ernährungseinschränkungen: z. B. „Vegetarisch, glutenfrei, andere (bitte angeben)“

Je nach Bedarf können Sie auch konfigurieren:

• Maximale Teilnehmerzahl: Wenn Transport oder Aktivitäten begrenzt sind, beschränken Sie die Anzahl der Anmeldungen.
• Vertrauliche Eintrageliste: Nur die Personalabteilung kann die vollständigen Antworten einsehen.

Schritt 4: Eintrageliste teilen

Sobald die Liste fertig ist, generiert Xoyondo zwei Links:

• Teilnehmer-Link: Teilen Sie diesen per E-Mail oder Chat mit Ihren Mitarbeitern. Teilnehmer können sich anmelden und die zusätzlichen Informationen ausfüllen.
• Administrator-Link: Behalten Sie diesen, um die Eintrageliste zu verwalten und zu bearbeiten.

Verteilen Sie den Link und verfolgen Sie die Antworten in Echtzeit. Sie sehen schnell, wie viele Mitarbeiter teilnehmen, wer Transport benötigt und welche Ernährungseinschränkungen bestehen.

So sehen die Teilnehmer den Link zur Anmeldung:

Die Teilnehmer müssen nur ihren Namen eintragen und auf eine der Schaltflächen klicken. Im nächsten Schritt beantworten sie die zusätzlichen Fragen, die während der Einrichtung definiert wurden. Nach Abschluss werden ihre Antworten gespeichert und stehen der Personalabteilung über den Administrationsbereich der Eintrageliste zur Verfügung.

Schritt 5: Antworten überwachen und nutzen

Mit allen Antworten an einem Ort kann die Personalabteilung:

• Transport nur für Teilnehmer arrangieren, die diesen angefordert haben
• Catering nach den Ernährungsvorgaben vorbereiten
• Teilnehmer effizient Teams oder Aktivitäten zuordnen
• Die Ergebnisse (inklusive Transport- und Ernährungsinformationen) nach Excel exportieren, um sie einfacher im HR-Team zu teilen und die Planung zu erleichtern

Die Nutzung einer Eintrageliste vereinfacht die Koordination, verhindert Überbuchungen und sorgt für einen reibungslosen und erfolgreichen Team-Building Day.