Organizar la asistencia al Día de Team-Building de la empresa usando una hoja de inscripción

Planificar un día de team-building de empresa puede implicar muchos elementos: transporte, catering y actividades, todos los cuales dependen de saber exactamente quién asistirá. Con las hojas de inscripción de Xoyondo, puedes recopilar confirmaciones de asistencia y detalles adicionales de los participantes de manera estructurada y fácil de gestionar.

En este ejemplo, te mostraremos cómo Recursos Humanos puede organizar una hoja de inscripción para un evento al aire libre, recopilando también los requisitos de transporte y las restricciones dietéticas.

Paso 1: Crear la hoja de inscripción

Comienza haciendo clic en “Crear” en la esquina superior derecha de cualquier página de Xoyondo y selecciona “Crear una hoja de inscripción”. Dale a tu hoja un nombre claro y descriptivo, por ejemplo: “Asistencia al Día de Team-Building – 12 de septiembre”

También puedes añadir una descripción opcional para los participantes, por ejemplo: “Por favor confirma tu asistencia y proporciona cualquier requisito de transporte o dieta.”

Paso 2: Elegir el formato “Participación Sí/No”

Dado que la fecha del evento está fijada (12 de septiembre), selecciona el formato “Participación Sí/No”. Esto permite a los participantes indicar si asistirán o no. A continuación, elige el día, la hora y la zona horaria del evento.

Paso 3: Añadir preguntas adicionales y configurar opciones avanzadas

Xoyondo permite solicitar información adicional cuando los participantes se inscriben (esta es una función Premium). Para este evento, vamos a añadir campos para:

• Requisitos de transporte: por ejemplo, “¿Necesitas un asiento en el autobús de la empresa?”
• Restricciones dietéticas: por ejemplo, “Vegetariano, Sin gluten, Otro (por favor especificar)”

Dependiendo de tus necesidades, también puedes configurar:

• Limitar el número máximo de participantes: Si el transporte o las actividades tienen capacidad limitada, restringe el número de inscripciones para el día de la empresa.
• Hoja de inscripción confidencial: Solo Recursos Humanos puede ver la lista completa de respuestas.

Paso 4: Compartir la hoja de inscripción

Una vez que la hoja esté lista, Xoyondo genera dos enlaces:

• Enlace para participantes: Compártelo con tus empleados por correo o chat. Los participantes pueden inscribirse y completar los detalles adicionales.
• Enlace de administrador: Guárdalo para ti para gestionar y editar la hoja de inscripción.

Distribuye el enlace y realiza un seguimiento de las respuestas en tiempo real. Podrás ver rápidamente cuántos empleados asistirán, quién necesita transporte y cualquier restricción dietética.

Esto es lo que los participantes verán al acceder al enlace:

Solo deben escribir su nombre y hacer clic en uno de los botones. En el siguiente paso responderán las preguntas adicionales que definimos durante la configuración. Una vez completadas, sus respuestas se guardarán y estarán disponibles para Recursos Humanos a través del área de administración de la hoja de inscripción.

Paso 5: Monitorear y usar las respuestas

Con todas las respuestas en un solo lugar, Recursos Humanos puede:

• Organizar transporte solo para los participantes que lo solicitaron
• Preparar el catering según las restricciones dietéticas
• Asignar a los participantes a equipos o actividades de manera eficiente
• Exportar los resultados (incluyendo información de transporte y dieta) a Excel para compartirlos y planificar más fácilmente dentro del equipo de Recursos Humanos

Usar una hoja de inscripción simplifica la coordinación, evita sobrecupos y asegura un día de team-building fluido y exitoso.