Organiser la participation à une journée team-building d’entreprise avec un formulaire d’inscription

Planifier une journée team-building d’entreprise implique de nombreux aspects—transport, restauration et activités—qui dépendent tous de la connaissance précise des participants. Avec les formulaires d’inscription Xoyondo, vous pouvez collecter les confirmations de participation et les informations supplémentaires des participants de manière structurée et facile à gérer.

Dans cet exemple, nous vous expliquons comment le service RH peut organiser un formulaire d’inscription pour un événement en plein air, tout en recueillant les besoins en transport et les restrictions alimentaires.

Étape 1 : Créer le formulaire d’inscription

Commencez par cliquer sur « Créer » en haut à droite de n’importe quelle page Xoyondo et sélectionnez « Créer un formulaire d’inscription ». Donnez à votre formulaire un nom clair et descriptif, par exemple : « Participation journée team-building – 12 septembre »

Vous pouvez également ajouter une description optionnelle pour les participants, par ex. : « Veuillez confirmer votre participation et indiquer vos besoins en transport ou restrictions alimentaires. »

Étape 2 : Choisir le format « Participation Oui/Non »

Étant donné que la date de l’événement est fixe (12 septembre), sélectionnez le format « Participation Oui/Non ». Cela permet aux participants d’indiquer s’ils assisteront ou non à l’événement. Ensuite, choisissez le jour, l’heure et le fuseau horaire de l’événement.

Étape 3 : Ajouter des questions supplémentaires et configurer les options avancées

Xoyondo vous permet de demander des informations supplémentaires lors de l’inscription des participants (fonctionnalité Premium). Pour cet événement, nous allons ajouter les champs suivants :

• Besoins en transport : ex., « Avez-vous besoin d’une place dans le bus de l’entreprise ? »
• Restrictions alimentaires : ex., « Végétarien, Sans gluten, Autre (veuillez préciser) »

Selon vos besoins, vous pouvez également configurer :

• Limiter le nombre maximal de participants : Si le transport ou les activités ont une capacité limitée, restreignez le nombre d’inscriptions pour la journée d’entreprise.
• Inscription confidentielle : Seul le service RH peut voir la liste complète des réponses.

Étape 4 : Partager le formulaire d’inscription

Une fois le formulaire prêt, Xoyondo génère deux liens :

• Lien participant : Partagez-le avec vos employés par email ou chat. Les participants peuvent s’inscrire et remplir les informations supplémentaires.
• Lien administrateur : Conservez-le pour gérer et modifier le formulaire d’inscription.

Distribuez le lien et suivez les réponses en temps réel. Vous verrez rapidement combien d’employés participeront, qui a besoin de transport et quelles sont les restrictions alimentaires.

Voici ce que les participants verront en accédant au lien :

Ils doivent simplement saisir leur nom et cliquer sur un des boutons. À l’étape suivante, ils devront répondre aux questions supplémentaires que nous avons définies lors de la configuration. Une fois terminé, leur réponse sera enregistrée et accessible au service RH via l’espace administrateur du formulaire.

Étape 5 : Suivre et utiliser les réponses

Avec toutes les réponses au même endroit, le service RH peut :

• Organiser le transport uniquement pour les participants qui en ont besoin
• Préparer la restauration selon les restrictions alimentaires
• Attribuer efficacement les participants aux équipes ou activités
• Exporter les résultats (y compris les informations sur le transport et l’alimentation) vers Excel pour un partage et une planification simplifiés au sein de l’équipe RH

L’utilisation d’un formulaire d’inscription simplifie la coordination, évite les sur-inscriptions et garantit le bon déroulement d’une journée team-building agréable.