Organizați participarea la ziua de team-building a companiei folosind o foaie de înscriere

Planificarea unei zile de team-building a companiei poate implica multe elemente: transport, catering și activități, toate depinzând de a ști exact cine va participa. Cu foile de înscriere Xoyondo, puteți colecta confirmările de participare și detalii suplimentare despre participanți într-un mod structurat și ușor de gestionat.

În acest exemplu, vă vom arăta cum HR poate organiza o foaie de înscriere pentru un eveniment în aer liber, colectând totodată cerințele de transport și restricțiile alimentare.

Pasul 1: Creați foaia de înscriere

Începeți făcând clic pe „Creează” în colțul din dreapta sus al oricărei pagini Xoyondo și selectați „Creează o foaie de înscriere”. Dați foii un nume clar și descriptiv, de exemplu: „Participare Ziua de Team-Building – 12 septembrie”

Puteți adăuga și o descriere opțională pentru participanți, de exemplu: „Vă rugăm să confirmați participarea și să indicați eventualele cerințe de transport sau dietă.”

Pasul 2: Alegeți formatul „Participare Da/Nu”

Deoarece data evenimentului este fixă (12 septembrie), selectați formatul „Participare Da/Nu”. Acest lucru permite participanților să indice dacă vor participa sau nu. Apoi, selectați ziua, ora și fusul orar al evenimentului.

Pasul 3: Adăugați întrebări suplimentare și setați opțiuni avansate

Xoyondo permite solicitarea de informații suplimentare atunci când participanții se înscriu (funcție Premium). Pentru acest eveniment, vom adăuga câmpuri pentru:

• Cerințe de transport: de exemplu, „Ai nevoie de un loc în autobuzul companiei?”
• Restricții dietetice: de exemplu, „Vegetarian, Fără gluten, Altul (vă rugăm să specificați)”

În funcție de necesități, puteți configura și:

• Limitați numărul maxim de participanți: Dacă transportul sau activitățile au capacitate limitată, restricționați numărul de înscrieri pentru ziua companiei.
• Înscriere confidențială: Doar HR poate vizualiza lista completă a răspunsurilor.

Pasul 4: Distribuiți foaia de înscriere

Odată ce foaia este gata, Xoyondo generează două link-uri:

• Link pentru participanți: Trimiteți-l angajaților prin email sau chat. Participanții se pot înscrie și completa detaliile suplimentare.
• Link de administrator: Păstrați-l pentru a gestiona și edita foaia de înscriere.

Distribuiți link-ul și urmăriți răspunsurile în timp real. Veți vedea rapid câți angajați vor participa, cine are nevoie de transport și ce restricții dietetice există.

Aceasta este ceea ce vor vedea participanții când accesează link-ul:

Tot ce trebuie să facă este să-și completeze numele și să facă clic pe unul dintre butoane. În pasul următor, vor fi rugați să răspundă la întrebările suplimentare definite în timpul configurării. Odată completate, răspunsurile lor vor fi salvate și disponibile echipei HR prin zona de administrare a foii de înscriere.

Pasul 5: Monitorizați și utilizați răspunsurile

Cu toate răspunsurile într-un singur loc, HR poate:

• Organiza transportul doar pentru participanții care l-au solicitat
• Pregăti cateringul conform restricțiilor dietetice
• Aloca participanții la echipe sau activități eficient
• Exporta rezultatele (inclusiv informațiile despre transport și dietă) în Excel pentru a le partaja și planifica mai ușor în cadrul echipei HR

Folosirea unei foi de înscriere simplifică coordonarea, evită suprasolicitarea și asigură o zi de team-building lină și plăcută.