Организация участия сотрудников в корпоративном тимбилдинге с помощью формы регистрации

Планирование корпоративного дня тимбилдинга может включать множество элементов — транспорт, кейтеринг и активности — и всё это зависит от точного количества участников. С помощью форм регистрации Xoyondo вы можете собирать подтверждения участия и дополнительные сведения о сотрудниках в структурированном и удобном для управления формате.

В этом примере мы покажем, как HR может организовать форму регистрации для открытого тимбилдингового мероприятия, одновременно собирая информацию о потребностях в транспорте и диетических ограничениях.

Шаг 1: Создайте форму регистрации

Начните с нажатия «Создать» в правом верхнем углу любой страницы Xoyondo и выберите «Создать форму регистрации». Дайте форме чёткое, описательное название, например: «Участие в дне тимбилдинга – 12 сентября»

Можно также добавить необязательное описание для участников, например: «Пожалуйста, подтвердите своё участие и укажите потребности в транспорте или диетические ограничения.»

Шаг 2: Выберите формат «Участие Да/Нет»

Поскольку дата мероприятия фиксирована (12 сентября), выберите формат «Участие Да/Нет». Это позволит участникам указать, будут ли они присутствовать на мероприятии. Далее выберите день, время и часовой пояс мероприятия.

Шаг 3: Добавьте дополнительные вопросы и настройте расширенные опции

Xoyondo позволяет запрашивать дополнительную информацию при регистрации участников (это функция Premium). Для этого мероприятия мы добавим поля для:

• Требования к транспорту: например, «Нужен ли вам билет в корпоративный автобус?»
• Диетические ограничения: например, «Вегетарианец, Без глютена, Другое (укажите)»

По необходимости вы также можете настроить:

• Ограничение максимального числа участников: если транспорт или активности имеют ограниченную вместимость, ограничьте количество регистраций для корпоративного дня.
• Конфиденциальная регистрация: только HR сможет видеть полный список ответов.

Шаг 4: Поделитесь формой регистрации

Когда форма готова, Xoyondo сгенерирует два ссылки:

• Ссылка для участников: поделитесь ею с сотрудниками по электронной почте или в чате. Участники смогут зарегистрироваться и заполнить дополнительные сведения.
• Ссылка администратора: оставьте для себя, чтобы управлять и редактировать форму регистрации.

Распространяйте ссылку и отслеживайте ответы в режиме реального времени. Вы быстро увидите, сколько сотрудников примут участие, кому нужен транспорт и какие диетические ограничения имеются.

Вот что увидят участники при переходе по ссылке:

Участники просто вводят своё имя и нажимают одну из кнопок. На следующем шаге их попросят ответить на дополнительные вопросы, которые были заданы при настройке. После этого их ответы сохраняются и становятся доступны команде HR через административную панель формы.

Шаг 5: Мониторинг и использование ответов

Собрав все ответы в одном месте, HR может:

• Организовать транспорт только для тех участников, которые его запросили
• Подготовить кейтеринг в соответствии с диетическими ограничениями
• Эффективно распределить участников по командам или активностям
• Экспортировать результаты (включая информацию о транспорте и диете) в Excel для удобного обмена и планирования внутри HR-команды

Использование формы регистрации упрощает координацию, предотвращает перегрузку и обеспечивает гладкий и приятный корпоративный день тимбилдинга.