Zorganizujte účasť na firemnom teambuildingu pomocou prihlasovacieho formulára

Plánovanie firemného teambuildingu môže zahŕňať mnoho aspektov – dopravu, catering a aktivity – ktoré všetky závisia od presného počtu účastníkov. S prihlasovacími formulármi Xoyondo môžete zhromažďovať potvrdenia účasti a ďalšie informácie od účastníkov prehľadným a jednoduchým spôsobom.

V tomto príklade vám ukážeme, ako HR môže zorganizovať prihlasovací formulár pre vonkajšiu teambuildingovú akciu a zároveň zbierať informácie o dopravných požiadavkách a diétach účastníkov.

Krok 1: Vytvorte prihlasovací formulár

Začnite kliknutím na „Vytvoriť“ v pravom hornom rohu na ľubovoľnej stránke Xoyondo a vyberte „Vytvoriť prihlasovací formulár“. Pomenujte formulár jasne a výstižne, napríklad: „Účasť na teambuildingu – 12. september“

Môžete tiež pridať voliteľný popis pre účastníkov, napr. „Potvrďte svoju účasť a uveďte svoje požiadavky na dopravu alebo diétne obmedzenia.“

Krok 2: Vyberte formát „Účasť Áno/Nie“

Keďže dátum udalosti je pevný (12. september), vyberte formát „Účasť Áno/Nie“. Tento formát umožňuje účastníkom oznámiť, či sa zúčastnia alebo nie. Ďalej vyberte deň, čas a časové pásmo udalosti.

Krok 3: Pridajte doplnkové otázky a nastavte pokročilé možnosti

Xoyondo umožňuje požiadať účastníkov o dodatočné informácie pri registrácii (táto funkcia je dostupná v prémiovej verzii). Pre túto udalosť pridáme polia pre:

• Požiadavky na dopravu: napr. „Potrebujete miesto v firemnom autobuse?“
• Diétne obmedzenia: napr. „Vegetarián, Bezlepková strava, Iné (uveďte prosím)“

Podľa potreby môžete tiež nakonfigurovať:

• Obmedziť maximálny počet účastníkov: Ak má doprava alebo aktivity obmedzenú kapacitu, obmedzte počet registrácií pre firemný deň.
• Dôverná registrácia: Iba HR má prístup k celej zoznamu odpovedí.

Krok 4: Zdieľajte prihlasovací formulár

Keď je formulár pripravený, Xoyondo vygeneruje dva odkazy:

• Odkaz pre účastníkov: Zdieľajte ho so zamestnancami prostredníctvom e-mailu alebo chatu. Účastníci sa môžu prihlásiť a vyplniť doplnkové informácie.
• Odkaz pre administrátora: Uchovajte si ho na správu a úpravu prihlasovacieho formulára.

Zdieľajte odkaz a sledujte odpovede v reálnom čase. Rýchlo uvidíte, koľko zamestnancov sa zúčastní, kto potrebuje dopravu a aké sú diétne obmedzenia.

Takto uvidia účastníci stránku pri prístupe k odkazu:

Účastníci jednoducho vyplnia svoje meno a kliknú na jedno z tlačidiel. V ďalšom kroku odpovedia na doplnkové otázky, ktoré sme nastavili pri vytváraní formulára. Po dokončení sa ich odpoveď uloží a je prístupná HR tímu cez administrátorskú sekciu formulára.

Krok 5: Sledujte a využite odpovede

Keď sú všetky odpovede na jednom mieste, HR môže:

• Organizovať dopravu len pre účastníkov, ktorí o ňu požiadali
• Pripraviť catering podľa diétnych obmedzení
• Efektívne priradiť účastníkov do tímov alebo aktivít
• Exportovať výsledky (vrátane informácií o doprave a diétach) do Excelu pre jednoduchšie zdieľanie a plánovanie v HR tíme

Použitie prihlasovacieho formulára zjednodušuje koordináciu, zabraňuje prebookingu a zabezpečuje hladký a príjemný priebeh firemného teambuildingu.