Bir Şirket Takım Kurma Günü Katılımını Kayıt Formu ile Düzenleyin

Bir şirket takım kurma günü planlamak birçok unsuru içerir—ulaşım, yiyecek ve aktiviteler—bunların tümü kimin katılacağını bilmeye bağlıdır. Xoyondo’nun Kayıt Formları ile katılım onaylarını ve ek katılımcı bilgilerini yapılandırılmış ve yönetimi kolay bir şekilde toplayabilirsiniz.

Bu örnekte, İK departmanının açık hava takım kurma etkinliği için nasıl bir Kayıt Formu oluşturabileceğini ve ulaşım ihtiyaçları ile diyet kısıtlamalarını nasıl toplayabileceğini göstereceğiz.

Adım 1: Kayıt Formunu Oluşturun

Herhangi bir Xoyondo sayfasının sağ üst köşesindeki “Oluştur” butonuna tıklayın ve “Kayıt Formu Oluştur” seçeneğini seçin. Formunuza açıklayıcı bir başlık verin, örn.: “Takım Kurma Günü Katılım – 12 Eylül”

Katılımcılar için isteğe bağlı bir açıklama da ekleyebilirsiniz, örn.: “Lütfen katılımınızı onaylayın ve herhangi bir ulaşım veya diyet gereksinimini belirtin.”

Adım 2: “Katılım Evet/Hayır” formatını seçin

Etkinlik tarihi sabit olduğundan (12 Eylül), “Katılım Evet/Hayır” formatını seçin. Bu, katılımcıların etkinliğe katılıp katılmayacaklarını belirtmelerini sağlar. Ardından günü, saati ve etkinlik saat dilimini seçin.

Adım 3: Ek Sorular Ekleyin ve gelişmiş seçenekleri ayarlayın

Xoyondo, katılımcılar kayıt olurken ek bilgiler talep etmenize olanak tanır (bu bir Premium özelliktir). Bu etkinlik için aşağıdaki alanları ekleyeceğiz:

• Ulaşım gereksinimleri: örn., “Şirkete ait otobüste koltuk ihtiyacınız var mı?”
• Diyet kısıtlamaları: örn., “Vejetaryen, Glutensiz, Diğer (lütfen belirtin)”

İhtiyacınıza bağlı olarak ayrıca şunları da yapılandırabilirsiniz:

• Etkinliğe katılabilecek maksimum kişi sayısını sınırla: Ulaşım veya aktiviteler sınırlıysa, kayıt sayısını kısıtlayın.
• Gizli Kayıt: Sadece İK tüm yanıt listesini görebilir.

Adım 4: Kayıt Formunu Paylaşın

Form hazır olduğunda, Xoyondo iki bağlantı oluşturur:

• Katılımcı bağlantısı: Bunu e-posta veya sohbet yoluyla çalışanlarla paylaşın. Katılımcılar kayıt olabilir ve ek bilgileri doldurabilir.
• Yönetici bağlantısı: Kayıt Formunu yönetmek ve düzenlemek için saklayın.

Bağlantıyı dağıtın ve yanıtları gerçek zamanlı olarak takip edin. Kaç çalışanın katılacağını, kimin ulaşıma ihtiyacı olduğunu ve diyet kısıtlamalarını hızlıca görebilirsiniz.

Katılımcılar bağlantıya tıkladığında şu ekranı görecektir:

Katılımcıların yapması gereken tek şey isimlerini yazmak ve bir düğmeye tıklamak. Bir sonraki adımda, kurulum sırasında belirttiğimiz ek soruları cevaplamaları istenir. Bunu tamamladıklarında, oyları kaydedilir ve İK ekibi tarafından Kayıt Formu yönetici alanından erişilebilir olur.

Adım 5: Yanıtları İzleyin ve Kullanın

Tüm yanıtlar bir arada olduğunda, İK:

• Yalnızca ulaşım isteyen katılımcılar için ulaşım ayarlayabilir
• Diyet kısıtlamalarına göre yiyecek hazırlayabilir
• Katılımcıları takımlara veya aktivitelere verimli şekilde atayabilir
• Sonuçları (ulaşım ve diyet bilgileri dahil) Excel’e aktarabilir ve İK ekibi içinde daha kolay paylaşım ve planlama yapabilir

Kayıt Formu kullanmak koordinasyonu basitleştirir, fazla kayıt olmasını önler ve takım kurma gününün sorunsuz ve keyifli geçmesini sağlar.