Comment créer un sondage de réunion

Un sondage de réunion est un moyen simple et rapide de recueillir les avis, préférences ou décisions d’un groupe de personnes. Au lieu d’envoyer une infinité d’e-mails, tu peux créer un seul sondage, partager le lien et laisser chacun voter.

Les sondages de réunion (que nous appelons parfois sondages de réunion) sont particulièrement utiles lorsque tu dois :

• Décider d’une date ou d’une heure qui convienne à tout le monde
• Choisir entre différentes options (comme des lieux, des sujets ou des activités)
• Recueillir des retours de manière structurée et transparente

Avec Xoyondo, créer un sondage de réunion ne prend que quelques minutes. L’assistant intégré te guide pas à pas dans le processus, afin que tu puisses te concentrer sur les résultats plutôt que sur la logistique. Pour commencer, clique simplement sur « Créer » en haut à droite de n’importe quelle page Xoyondo, puis sélectionne « Planifier une réunion ».

Étape 1 : Saisir les détails de l’événement

La première étape consiste à fournir les informations de base sur ton événement. En tant qu’organisateur, tu dois entrer un nom pour l’événement (ce sera également le titre de ton sondage). Tu peux aussi ajouter une description facultative pour donner plus de contexte aux participants — comme l’objectif de la réunion, des informations de fond ou tout autre détail à connaître avant de voter.

À ce stade, tu verras aussi un champ pour ton adresse e-mail. Le renseigner est facultatif mais fortement recommandé, car nous enverrons le lien de gestion du sondage à cette adresse. Ainsi, tu auras toujours un accès facile pour modifier ou suivre ton sondage plus tard.

Étape 2 : Proposer des dates et heures

Ensuite, il est temps de suggérer des dates et des heures possibles pour ta réunion. Xoyondo propose trois façons d’ajouter des options :

• Calendrier complet – Affiche un calendrier hebdomadaire complet où tu peux sélectionner des créneaux horaires en cliquant et en faisant glisser. C’est généralement la méthode la plus rapide pour proposer plusieurs horaires de réunion.
• Calendrier – Affiche une vue mensuelle où tu peux choisir des journées entières. Si tu souhaites ajouter des heures précises pour chaque date, tu pourras les préciser dans une seconde étape.
• Texte libre – Idéal si tu as besoin de plus de flexibilité. Ici, tu peux ajouter des créneaux personnalisés ou même des options non standards sous forme de texte.

Si tu indiques des dates et heures standards, tu peux aussi définir un fuseau horaire. Cela facilite grandement la coordination des réunions avec des participants situés dans différentes régions, en veillant à ce que chacun voie les horaires correctement dans son propre fuseau.

Étape 3 : Options avancées

Maintenant que tu as ajouté les détails de ton événement et proposé des horaires, tu peux personnaliser le fonctionnement de ton sondage. Xoyondo offre plusieurs paramètres adaptés à différents besoins :

• Sondage Oui–Non–Peut-être – Au lieu d’un simple oui/non, les participants peuvent aussi choisir « Peut-être » pour chaque option, ce qui apporte plus de flexibilité.
• Sondage confidentiel – Les votes sont privés. Seul toi, en tant qu’organisateur, peux voir tous les résultats dans l’espace d’administration. Les participants ne voient que leurs propres votes.
• Limiter le nombre maximum de participants par option – Utile si une salle de réunion ou un événement a une capacité limitée. Une fois la limite atteinte, l’option ne peut plus être sélectionnée.
• Les participants ne peuvent voter que pour une option – Restreint les participants à ne choisir qu’une seule des dates ou options proposées.
• Spécifier une date d’expiration ou un lieu – Ajoute une date limite pour le sondage ou indique le lieu de l’événement pour plus de clarté.

Si tu disposes d’un abonnement Premium, tu auras également accès à des options supplémentaires :

• Demander des informations supplémentaires – Demande aux participants des détails supplémentaires (comme leur adresse e-mail) lorsqu’ils votent.
• Verrouiller les votes – Empêche les participants de modifier ou supprimer leurs réponses. Seul toi, en tant qu’organisateur, peux effectuer des changements.
• Ajouter des pièces jointes – Partage des documents ou fichiers pertinents directement dans le sondage.

Étape 4 : Partager le sondage

Dans la dernière étape, Xoyondo génère deux liens uniques :

• Un lien participant, que tu peux partager avec ton groupe.
• Un lien administrateur, réservé à toi. Ce lien te permet de gérer et modifier le sondage, il ne doit donc pas être partagé.

Tu peux distribuer le lien participant comme tu veux — le copier dans un e-mail, le coller dans une discussion de groupe ou le partager par SMS ou WhatsApp.

C’est tout ce qu’il faut pour créer un sondage de réunion. Une fois que les participants reçoivent le lien, ils peuvent accéder au sondage et indiquer leurs disponibilités. Tu verras alors rapidement quelle option convient le mieux à tout le monde.