Organizzare la Partecipazione al Team-Building Aziendale con un Modulo di Registrazione

Pianificare una giornata di team-building aziendale può comportare molti aspetti da coordinare—trasporto, catering e attività—tutti dipendono dal sapere esattamente chi parteciperà. Con i moduli di registrazione di Xoyondo, puoi raccogliere conferme di partecipazione e informazioni aggiuntive dei partecipanti in modo strutturato e facile da gestire.

In questo esempio, ti mostreremo come l'HR può organizzare un modulo di registrazione per un evento di team-building all'aperto, raccogliendo allo stesso tempo esigenze di trasporto e restrizioni alimentari.

Passo 1: Crea il Modulo di Registrazione

Inizia cliccando su “Crea” nell'angolo in alto a destra di qualsiasi pagina Xoyondo e selezionando “Crea un modulo di registrazione”. Dai al modulo un nome chiaro e descrittivo, ad esempio: “Partecipazione Team-Building – 12 Settembre”

Puoi anche aggiungere una descrizione facoltativa per i partecipanti, ad esempio: “Conferma la tua partecipazione e indica eventuali esigenze di trasporto o restrizioni alimentari.”

Passo 2: Seleziona il formato “Partecipazione Sì/No”

Poiché la data dell'evento è fissa (12 settembre), seleziona il formato “Partecipazione Sì/No”. Questo permette ai partecipanti di indicare se parteciperanno all’evento o meno. Successivamente, scegli il giorno, l’orario e il fuso orario dell’evento.

Passo 3: Aggiungi domande aggiuntive e imposta opzioni avanzate

Xoyondo consente di richiedere informazioni extra quando i partecipanti si registrano (nota: questa è una funzionalità Premium). Per questo evento, aggiungeremo campi per:

• Esigenze di trasporto: ad esempio, “Hai bisogno di un posto sull’autobus aziendale?”
• Restrizioni alimentari: ad esempio, “Vegetariano, Senza glutine, Altro (specificare)”

A seconda delle esigenze, puoi anche configurare:

• Limite massimo di partecipanti: se il trasporto o le attività hanno capacità limitata, limita il numero di iscrizioni per la giornata aziendale.
• Registrazione riservata: solo l’HR può vedere l’elenco completo delle risposte.

Passo 4: Condividi il Modulo di Registrazione

Quando il modulo è pronto, Xoyondo genera due link:

• Link per i partecipanti: condividilo con i dipendenti via email o chat. I partecipanti possono registrarsi e inserire le informazioni aggiuntive.
• Link dell’amministratore: tienilo per te per gestire e modificare il modulo di registrazione.

Distribuisci il link e monitora le risposte in tempo reale. Vedrai rapidamente quanti dipendenti parteciperanno, chi ha bisogno di trasporto e eventuali restrizioni alimentari.

Questo è ciò che vedranno i partecipanti cliccando sul link:

Devono solo inserire il loro nome e cliccare uno dei pulsanti. Al passo successivo verranno richieste le informazioni aggiuntive specificate durante la configurazione. Una volta completato, la loro risposta sarà salvata e disponibile al team HR tramite l’area amministrativa del modulo.

Passo 5: Monitora e utilizza le risposte

Con tutte le risposte in un unico posto, l’HR può:

• Organizzare il trasporto solo per chi lo ha richiesto
• Preparare il catering secondo le restrizioni alimentari
• Assegnare i partecipanti a squadre o attività in modo efficiente
• Esportare i risultati (comprese le informazioni su trasporto e dieta) in Excel per una condivisione e pianificazione più semplice all’interno del team HR

Usare un modulo di registrazione semplifica il coordinamento, evita il sovraccarico e garantisce una giornata di team-building aziendale fluida e piacevole.